Tổ chức, cá nhân lập và gửi hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy theo các biểu mẫu tương ứng với phương thức đánh giá:

Trung tâm tiếp nhận hồ sơ đăng ký, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ ban đầu của các tài liệu và vào sổ theo dõi tiếp nhận.

Trung tâm thông báo chi phí dịch vụ chứng nhận hợp quy và các chi phí liên quan khác; hai bên tiến hành xác nhận thỏa thuận dịch vụ.

Chuyên gia đánh giá tiến hành thẩm tra chi tiết tính hợp pháp, tính kỹ thuật của hồ sơ, tài liệu sản phẩm và cơ sở pháp lý theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng.

• Trường hợp hồ sơ theo Phương thức 3:
  • Việc đánh giá quá trình sản xuất được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/4/2026.
  • Miễn đánh giá tại nơi sản xuất: Trung tâm xem xét miễn đánh giá quá trình sản xuất tại nơi sản xuất nếu sản phẩm được sản xuất trong dây chuyền đã được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) còn hiệu lực, có phạm vi phù hợp với sản phẩm, hàng hóa được đánh giá (theo ghi chú 13 của Thông tư số 36/2026/TT-BKHCN).
  • Đánh giá xác minh: Trong một số trường hợp, Trung tâm có thể xem xét đánh giá xác minh quá trình sản xuất tại các cơ sở này nhằm đảm bảo việc sản xuất sản phẩm đề nghị CNHQ được hãng sản xuất (hoặc đơn vị gia công hoàn thiện) thực hiện tại đúng dây chuyền có chứng chỉ HTQLCL sản phẩm.
• Trường hợp hồ sơ theo Phương thức 7:
  • Trung tâm thực hiện đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa.
  • Địa điểm đánh giá lô hàng có thể là địa điểm tập kết hàng hóa sau khi nhập khẩu (xác định theo tài liệu nộp kèm hồ sơ). Tùy theo số lượng, thể tích lô hàng, Tổ chức, cá nhân có thể thỏa thuận với Trung tâm trước khi chuyển lô hàng đến địa điểm tiếp nhận hồ sơ để Trung tâm thực hiện việc đánh giá lô.

• Trường hợp lấy mẫu: Trung tâm thực hiện lấy mẫu và niêm phong mẫu khi thực hiện đánh giá quá trình sản xuất (hồ sơ PT3) hoặc đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa (hồ sơ PT7).
• Khi được miễn đánh giá QTSX: Trường hợp được miễn đánh giá quá trình sản xuất tại nơi sản xuất, Trung tâm thực hiện kiểm soát việc lấy mẫu hoặc trực tiếp thực hiện lấy mẫu.
• Số lượng đơn vị mẫu: Phải đủ để thử nghiệm và lưu mẫu theo quy định. Nếu không có quy định khác, số lượng mẫu cần lấy ít nhất là 02 mẫu/chủng loại sản phẩm đề nghị CNHQ:
  • 01 mẫu dùng để đo kiểm.
  • 01 mẫu lưu tại Tổ chức, cá nhân (thời gian lưu ít nhất 15 ngày làm việc kể từ khi đo kiểm xong).
  • Trường hợp đặc biệt: Nếu chỉ có thể thực hiện lấy 01 mẫu, Tổ chức, cá nhân cần có văn bản gửi Trung tâm nêu rõ lý do, cam kết tự chịu trách nhiệm cho các vấn đề phát sinh sau đó và không yêu cầu lưu mẫu.
• Niêm phong mẫu: Mẫu sản phẩm thử nghiệm và mẫu lưu phải được Trung tâm niêm phong và đảm bảo việc thử nghiệm phải được thực hiện đối với đúng mẫu sản phẩm đã được niêm phong. Trên phiếu kết quả đo kiểm mẫu sản phẩm phải thể hiện đầy đủ các thông tin ghi trên dấu niêm phong và xác nhận sự nguyên vẹn của dấu niêm phong trước khi tiến hành thử nghiệm.

Tổng hợp kết quả đánh giá quá trình sản xuất/đánh giá lô hàng và kết quả thử nghiệm mẫu sản phẩm để đưa ra kết luận chính thức về mức độ đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật.

Bộ phận thẩm định độc lập tiến hành rà soát, kiểm tra toàn diện tính pháp lý và hồ sơ kỹ thuật chứng nhận trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt cấp Giấy chứng nhận hợp quy (hoặc ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do trong trường hợp không cấp Giấy chứng nhận).

Bàn giao Giấy chứng nhận hợp quy, cấp mã quản lý dấu hợp quy và trả kết quả cho Tổ chức, cá nhân theo quy định.

Lập danh mục, số hóa và đưa toàn bộ hồ sơ đánh giá chứng nhận vào hệ thống lưu trữ theo quy chuẩn quản lý hồ sơ của Trung tâm.